jueves, 13 de noviembre de 2008

Publicar plantilla de formulario aprobada por el administrador

En esta oportunidad lo que mostraré, será como publicar una plantilla de InfoPath desde cero en SharePoint, pero con la opción "Plantilla de formulario aprobada por el administrador". Espero les sirva a muchos que quieren publicar plantillas en SharePoint y han incluido algo de código personalizado en C# o VB.

1.- Partiremos creando un formulario en blanco


2.- Luego agregaré algunos campos, un botón y un titulo, la verdad, pongan lo que deseen, en este punto lo importante es que creen una plantilla de formulario InfoPath.


3.- Ahora debemos publicar la plantilla, yo no he agregado código ni conexiones a la plantilla, ya que me evocaré únicamente a la publicación... Pero tengan presente, que cuando creen código en su plantilla, deberán utilizar este método de publicación.

Vamos a [Archivo][Publicar...]


4.- Seleccionamos "En un servidor de SharePoint con o sin InfoPath Forms Services"


5.- Ahora debemos ingresar la URL del sitio en donde deseamos publicar la plantilla de formulario, debido a que nuestra plantilla será administrada centralmente, este paso es irrelevante, pueden ingresar cualquier URL de SharePoint en donde ustedes tengan permiso. Lo importante es ingresar una URL para habilitar el botón [Siguiente].

Cuando ingresen una URL presionan Siguiente.


6.- Ahora lo que nos interesa, seleccionamos "Plantilla de formulario aprobada por el administrador (avanzado)". Esta opción nos obliga a ser administradores, o enviar la plantilla para ser publicada por un administrador. Ya veremos más adelante a que me refiero.

...Presionamos [Siguiente]


7.- Ahora nos pide que especifiquemos una ubicación y un nombre de archivo para la plantilla de formulario, esto significa que en esta opción seleccionaremos una dirección dentro de nuestra red o donde sea, que pueda ser accesada por el administrador, si ustedes son los administradores de SharePoint da igual.


8.- Si ponemos "Examinar" nos aparece la misma ventana que "Guardar Como...", lo que aremos exactamente lo mismo, yo dejare la plantilla en mi escritorio en una carpeta llamada "Formulario", lo importante es el nombre de la plantilla, yo la denominare FormularioCodigo.

...Presionamos [Guardar] y luego Presionamos [Siguiente]

9.- Esta pantalla ustedes ya la deben conocer, basicamente es para transformar nuestros campos de InfoPath en columnas de SharePoint, tengo otras publicaciones donde lo explico un poco más. Por ahora solo presionamos [Siguiente].


10.- Ahora tenemos un paso de comprobación, no hacemos nada sólo presionamos "Publicar".


11.- Nos aparecerá un mensaje indicando que nuestra plantilla se publico correctamente. Presionamos [Cerrar].


12.- Hasta aquí todo bien!!!, ya tenemos la plantilla, ahora debemos ir a la administración central de SharePoint e ingresamos en el menu "Administración de aplicaciones". Luego como vemos en la imagen, en la sección "InfoPath Form Service", seleccionamos "Cargar plantilla de formulario".

13.- En esta pantalla ustedes deben seleccionar la plantilla que hemos creado, por esta razón ustedes debian guardar la plantilla en una ubicación en donde el administrador tuviera acceso. Presionamos [Examinar...]


14.- Luego nos vamos a la carpeta donde guardamos la plantilla y la seleccionamos. Presionamos el botón [Abrir], Luego presionamos el botón [Cargar].


15.- Una vez presionado el botón cargar, esperamos unos segundos y nos aparecerá un mensaje indicandonos que la plantilla se ha cargado correctamente, Presionamos [Aceptar].

16.- Luego nos aparecerá un listado con todas las plantillas que hemos cargado, en nuestro caso la plantilla FormularioCodigo.xsn, como ven en la imagen, la plantilla aún se esta instalando, debemos esperar un momento hasta que la plantilla esta en estado "listo".


17.- Esperamos unos segundos y presionamos [F5] para actualizar la pagina, como vemos, ya esta en estado [Listo].


18.- Ahora que tenemos nuestra plantilla lista, nos vamos a las opciones y presionamos "Activar para una colección de sitios", como se ve en la imagen. Esta opción nos permitirá habilitar la plantilla en una colección de sitios, de esta forma, podremos utilizarla en una biblioteca de documentos.


19.- En la pantalla "Activar la plantilla de formulario" la única configuración que debemos hacer es seleccionar la colección de sitios donde deseamos que ocupen nuestra plantilla, puede ser un sitio dos o los que deseemos. pero sólo de uno por vez.

En mi caso la publicare en la dirección "http://misitiosharepoint:903/sitios/prueba"

Presionamos aceptar...

20.- Ahora ya tenemos casi todo configurado, vamos bien, nos salimos de la administración central de SharePoint y vamos al sitio en donde activamos la plantilla... en mi caso "http://misitiosharepoint:903/sitios/prueba"


21.- Ingresamos en "Acciones del sitio" y luego en "Configuración del sitio"


22.- En la configuración del sitio, ingresamos en la opción "Características de la colección de sitios", ubicada en la sección "Administración de la colección de sitios".

23.- Entre las características del sitio, debemos buscar la plantilla que hemos activado, debería aparecer así:


Si la característica, no estuviese activada, deberán presionar el botón [Activar], en mi caso ya se encontraba activada.

...vamos bien!!, ya tenemos la plantilla activada para nuestro sitio

24.- Ahora nos vamos a "Ver todo el contenido del sitio" esta opción la encontrarás en el menú de la izquierda, similar a este:


25.- En "Todo el contenido del sitio", encontraremos nuestra plantilla en la biblioteca de documentos "Plantillas de formulario".

...Ingresamos en el menú "Plantillas de formulario"


26.- Como vemos nuestra plantilla se encuentra disponible.


Felicidades!!!!.. ya puede ocupar la plantilla...

pero...¿no sabes como?... entonces continuamos....

Lo que debemos hacer para poder utilizar la plantilla de formulario, es crear una biblioteca de documentos y enlazarla a la plantilla, ahora explicaré como...

27.- Nos vamos a Todo el contenido del sitio y presionamos Crear como se indica en la imagen:


28.- En Crear, seleccionamos Biblioteca de documentos.


29.- Seleccionamos un nombre para la biblioteca de documentos, en mi caso le he puesto "MiBiblioteca", las otras opciones las podemos dejar como se ven en la imagen, lo importante es que en la opción "plantilla de documentos" seleccionen "Ninguna", Presionamos Crear.

30.- Ahora ingresamos a la biblioteca que hemos creado, y nos vamos a "Configuración" y luego a "Configuración de Biblioteca de documentos"


31.- En la configuración general ingresamos en "Configuración avanzada"

32.- Y debemos configurar dos elementos que serán claves.

En la opción:

Tipos de contenido
> ¿Desea permitir la administración de tipos de contenido?
Debemos seleccionar ""

y en Documentos habilitados por el explorador
Seleccionamos "Mostrar como página web"... Esta opción dependerá si nuestro formulario fue creado para ser visualizado como página web, y si así lo deseamos.

Lo importante en esta configuración es permitir los tipos de contenido


...Luego de configurar presionamos Aceptar.

33.- Ahora volvemos a la configuración de nuestra biblioteca, (si no sabes donde estoy mira el punto 30).

Lo importante de esta pantalla es que si se fijan en la imagen, ahora tenemos una sección denominada "Tipos de contenido", es aquí donde debemos cargar nuestra plantilla, por lo tanto debemos seleccionar: "Agregar a partir de tipos de contenido de sitio".

34.- Luego debemos agregar el tipo de contenido a nuestra biblioteca, en el listado de la izquierda debemos buscar nuestra plantilla.

35.- Una vez que la encontremos la seleccionamos, presionamos agregar y luego Aceptar.


36.- Ahora, tendremos 2 tipos de contenido en nuestra biblioteca de documentos, como se ve en la imagen. presionemos la opción "Cambiar orden del nuevo botón y tipo de contenido predeterminado".


37.- Nos aparecerán los dos tipos de contenidos de la biblioteca de documentos, en la columna Posición desde arriba, seleccionemos nuestra plantilla como número 1. y presionamos Aceptar


...Esto nos permitirá que en la biblioteca de documentos al presionar "nuevo", se abra automáticamente nuestro formulario.

38.- Ahora nos vamos a la biblioteca y presionamos "Nuevo"


39.- Y al FIN!!! tenemos nuestra plantilla funcionando correctamente....




Eso ha sido todo... Espero les sirva... es un poco largo el proceso, pero.. al final abran aprendido mucho, Saludos.

Francisco Rojas C.

24 comentarios:

Anónimo dijo...

Hola...Tengo una pregunta, soy nuevo en esto de los formularios de InfoPath y he aprendido a diseñarlos gracias a los buenos consejos que das, pero quería saber cómo una vez que tengo el formualrio configurado para abrir desde página Web, cómo los usuarios pueden tener acceso si no tienen el InfoPath ni el SharePoint Services, existe alguna forma para hacer posible esto, o cómo hago para enviarmo por correo electrónico sin necesidad de configurar una cuenta en el Outlook...
GRACIAS POR LA AYUDA

Francisco Rojas Castro dijo...

Hola,


Cuando tienes el formulario configurado para abrir como pagina web tus usuarios no necesitan infopath ni nada especial instalado en sus equipos solo el IE.


¿Qué necesitas enviar por correo electrónico?, te comento que existen herramientas para envío de correo, como por ejemplo los workflow’s de SharPoint Designer

Anónimo dijo...

Necesito enviar un cuestionario para que otros usuarios lo respondam y lo envien a mi correo...
Si tengo el SharePoint Designer, pero no se utilizarlo...

Ya tengo diseñado el cuestionario en InfoPath, hay forma de pasarlo al SharePoin Designer y utilizar la herramienta que me comentas...???. ó debo siseñarlo de nuevo en este programa...???
GRACIAS DE NUEVO...

Francisco Rojas Castro dijo...

puedes enviar el correo electrónico directo desde infopath, para ello en InfoPath te vas a herramientas, conexiones, creas una nueva conexión y elijes una conexión para enviar datos. y luego seleccionas enviar por correo electronico

Saludos

Anónimo dijo...

Ó también puedes utilizar programas web que te permiten diseñar formularios y te envían los datos a tu correo sin necesidad de usar el Outlook como en el caso del InfoPat, puedes utilizar el JotForm por ejemplo o el FormLogix, supongo que debe haber algunos más en red...
Bueno...bueno, pero el motivo del comentario es para preguntar cómo o dónde puedo conseguir el SharePoint Service...??
Ya busque en la página de Office, pero me aparecen muchas versiones y no se cual descargar, en mi ordenador no tengo ninguna versión de este programa, sabes qué debo hacer...???
**
)(

Anónimo dijo...

Ok...gracias, intentaré ver como funcionan esas páginas que me comentas, gracias...
Para Francisco, tengo una pregunta, si quiero enviar el cuestionario directo desde el Outlook, necesito tener instalado el SharePoint Server o con el puro InfoPath la hago...???...y si se puede así, qué necesitan mis usuarios para tener acceso al formualrio y responderlo...
Gracias desde México, Daphne...

Francisco Rojas Castro dijo...

para enviar tu formulario directo desde outlook debes tener instalado el InfoPath en cada uno de tus clientes y tener funcionando el SharePoint con Form Services para guardar la información.

Pero OJO que solo funciona con Outlook 2007 o Superior.

Para que el formulario este disponible en outlook debes publicarlo desde InfoPath "en una lista de destinatarios de correo electrónico"

Saludos

Dani dijo...

Tengo un pekeño problema, al meterme en la administracion de aplicaciones, no me aparece el menu de Configurar Infopath Forms SErvices. por que puede suceder.

Francisco Rojas Castro dijo...

tienes la versión standard de SharePoint, para utilizar InfoPath Form Service necesitas la versión Enterprise

Lester dijo...

Hola, no sé por qué no puedo pasar del paso no. 5 de este artículo.

Me informa que la URL no es válida, sin embargo, por el navegador si accedo sin problemas a dicha URL.

Gracias de antemano

Francisco Rojas Castro dijo...

Para pasar el Paso N° 5 Comprueba:

1.- Tienes la versión enterprise de SharePoint

2.- En la "Configuración del sitio > Características del sitio" tienes habilitada la opción "Características de sitio de Office SharePoint Server Enterprise".

Lester dijo...
Este comentario ha sido eliminado por el autor.
Lester dijo...

He comprobado los dos aspectos y todo está como lo recomiendas, parece que el motivo es otro.

Gracias de todas formas y si se te ocurre algo nuevo me escribes.

Francisco Rojas Castro dijo...

Comprueba que tienes configurado en la administración central de SharePoint:

Allow users to browser-enable form templates

Render form templates that are browser-enabled by users

Ubicación:

Central Administration > Application Management > Configure InfoPath Forms Services

Francisco Rojas Castro dijo...

Y comprueba que el "Paso 1" has seleccionado "Habilitar solamente características compatibles con el explorador"

Lester dijo...

Todo eso que me recomiendas está garantizado.

Estoy intentando publicarlo en la URL http://sharepoint/sitios/prueba/documents

esta es una biblioteca de documentos genérica.

¿Será que hay que publicarlo en un lugar específico dentro del servidor de Sharepoint?

Anónimo dijo...

Buenas.
Amigo donde tienes información ó mas bien un manual para poder generar un formulario en infopath con acceso a datos en SQL Server y luego publicarlo a SharePoint sin que se generen problemas en la conexión?

Le agradeceria en el alma.

Anónimo dijo...

Eres un auténtico fenómeno!!!!!!!
El único tutorial "step by step" que he encontrado tras 2 días de intensa búsqueda.

Muchas gracias y enhorabuena!!!!!

Anónimo dijo...

En la consola central de mi wss 3.0 en la parte de aplicaciones no me aparece el la opcion de infopatf forms services. Que puedo hacer

Fabito dijo...

Francisco que buen tutorial, lo estoy probando y parece funcionar todo bien. Ahora solo me queda hacer los pasos del administrador. Cuando lo logre pasare por aquí a dejar un mensaje o con alguna pregunta sino lo logre. Gracias.

Francisco Ramírez dijo...

Estimado,

Tengo un problema, cargo una plantilla sin problemas y la asocio ala biblioteca y la veo.

El problema es que cuando quiero actualizar la plantilla que tengo en las administración de plantillas se queda con estado "Actualizando" y no puedo ver las modificaciones de la plantilla que recien subí.

¿Cuál crees que sea el problema?
Agradecere tu respuesta.

Anónimo dijo...

Buenas Francisco Rojas, primero agradecerte la ayuda que prestas. Estoy creando una portal con Sharepoint, en el cual tengo listas de documentos (formularios) configurados para que se vean con el infopath services (web) y no haya que darle a ningún botón además de que los usuarios (que son multiples y en varias regiones) no tengan que tener el infopath instalado. Los formularios lo tengo diseñados con una conexion de datos (en cada form)que realiza el envío del mismo por correo electrñonico. Cuando se abre con infopath se envía perfectamente (aplicación cliente), cuando se abre como infopath forms services, el error que da es "error mientras se enviaba el formulario". He configurado el SSO como indicas y he intentado meter un archivo de conexión de datos a una biblioteca de conexion de datos, pero cuando creas desde infopath una conexión de envío por correo electronico, el botón convertir se oculta. No se que hacer, ¿que me aconsejas? o ¿es que no se puede hacer? Gracias de nuevo por la ayuda que prestas.

Dolt

Shark93 dijo...

Excelente Entrada Amigo!

Pero a lo largo del post me surgio una pregunta que me urge resolver, es posible que mi template - Infopath se pueda asociar como tipo de contenido a una lista y NO a una biblioteca?

Por que al intentar asociar mi template (tipo de contenido)a una lista sobre el cuadro combinado no se muestra la que publique.

Muchas gracias por el post y por tu pronta ayuda!

DIEGO dijo...

me parece una información muy valida y que me ha sido de utilidad, mi comentario es solamente para agradecerte por compartir estos conocimientos... agregue tu blog a mi lista de favoritos lo voy a revisar con mas frecuencia muchas gracias...