viernes, 7 de noviembre de 2008

Publicar un formulario InfoPath en SharePoint

En este ejemplo lo que intento es mostrar es como publicar un formulario InfoPath en SharePoint a un usuario que conoce InfoPath, pero que nunca ha publicado un formulario en SharePoint.

Es muy básico y espero les sirva.

Si es tu primera vez publicando un formulario InfoPath Lee esto antes

Comenzamos...


- Abrimos InfoPath


Para este ejemplo utilizare una plantilla de InfoPath existente, para evocarnos únicamente a la publicación, dejando un poco de lado el diseño.

- Vamos a Archivo y a Diseñar una plantilla de formulario


- En esta ventana, debemos seleccionar Personalizar un ejemplo.


- Acá


- Nos aparecerá un listado con plantillas de formularios InfoPath. Yo utilizaré el ejemplo "Informe de gastos", de preferencia utilicen este ejemplo ya que es compatible con el explorador (ya explicaré mas adelante mas profundamente el motivo).


- Luego que seleccionamos la plantilla, nos vamos a herramientas y a Opciones de formulario.

- Nos vamos a la categoría compatibilidad



- Y seleccionamos "Diseñe una plantilla de formulario que se pueda abrir en un explorador o en InfoPath", esto nos reducirá la cantidad de controles disponibles en nuestro formulario, es decir, cuando nosotros creamos un formulario para InfoPath únicamente, tendremos mas controles que cuando lo hacemos un formulario para ser visualizado en web con InfoPath Form Service.


- Presionamos aceptar y nos vamos a las tareas de diseño, en la barra de controles tenemos un botón, que me permite visualizar el panel de tareas de diseño.


- Panel de tareas de diseño.

- Seleccionamos verificador de diseño y presionamos actualizar, si nosotros creamos formularios con controles no disponibles en InfoPath Form Service, en esta sección nos aparecerá un listado con todos los controles no disponibles, errores en general o sugerencias de optimización.

Todos los errores que nos aparezcan en este listado, deberemos corregirlos antes de publicar un formulario.



- En este punto tenemos un formulario InfoPath creado y sin errores para poder publicarlo en SharePoint, asi que nos olvidaremos un momento del formulario y nos vamos a SharePoint.



- Ya en nuestro sitio SharePoint, nos vamos a "Todo el contenido del sitio"

- Entre los contenidos del sitio tenemos una sección denominada "bibliotecas de documentos", es en esta sección en donde se publicarán nuestros formularios InfoPath.

Una biblioteca de documentos, no es mas de lo que nos indica su nombre, y nos permite crear algo muy parecido a una carpeta, en la cual dejaremos nuestros archivos (excel, word, etc). En nuestro caso formularios InfoPath (xml).



Ya vimos un poco de SharePoint y revisamos donde se publicará nuestro formulario. Ahora podremos volver a InfoPath.

- Nos vamos a Archivo --> Publicar


- Primero, si no hemos guardado el formulario, deberemos guardarlo.


- Debemos seleccionar donde deseamos publicar la plantilla de formulario, en nuestro caso "En un servidor de SharePoint con o sin InfoPath Form Service", las otras opciones espero poder explicarlas en otra publicación, pero por ahora solo nos interesa publicar en SharePoint ,asi que continuemos...

- Presionamos siguiente y nos pedira que ingresemos la ubicación del sitio de SharePoint o InfoPath Form Sertvice

Para esto, ustedes deben copiar la url del sitio de SharePoint donde desean publicar el formulario.


- Asi que copiaremos la URL.


- Y la pegaremos como se indica:


- Presionamos Siguiente. Ahora deberemos seleccionar el tipo de publicacion del formulario, en nuestro caso será en una Biblioteca de documentos, las otras opciones podremos revisarlas en otra publicación.
Lo importante en este paso, es que seleccionen "Habilitar este formulario para rellenarlo utilizando un explorador", esto nos permitirá visualizar nuestro formulario como si fuese una página WEB.



- Estas son las opciones que deben tener.


- Presionamos siguiente y nos preguntará "¿Qué desea hacer?". En el caso que tengamos Bibliotecas de documentos creadas, podremos actualizar una biblioteca existente (y publicar nuestro formulario ahí), de lo contrario sólo podremos Crear un biblioteca de documentos nueva.

- Seleccionaremos Crear una biblioteca de documentos y presionamos siguiente.


- Ingresamos un nombre de la biblioteca de documentos, en mi caso "Mi Primer InfoPath"


- Ahora nos aparecera una configuración bastante útil, esta nos permitirá que nuestros campos de InfoPath, se transformen en columnas en SharePoint, es decir, si ustedes crearon un campo "Nombre Persona" en InfoPath y luego en esta configuración agregan ese campo, en su biblioteca de SharePoint tendrán una columna llamada "Nombre Persona". Interesante noh!! y por sierto aquí es donde se potencian InfoPath y SharePoint.


- Si presionamos agregar, encontraremos un listados con todos los campos de nuestro formulario, podemos agregar uno de prueba, y ver como se verá, pero quizas será desviarnos un poco de nuestro objetivo "Publicar un formulario en SharePoint", en otras publicaciones podremos ver mas a fondo estos temas, por ahora continuemos... Presionemos Cancelar en la ventana:


- Y Siguiente.

- Hemos finalizado la configuración previa antes de la publicación, ahora sólo nos queda presionar el boton "Publicar"

- Luego de algunos eternos segundos, nos aparecera una ventana indicandonos que la plantilla de formulario se publicó correctamente.


- Presionamos "Cerrar" **No olviden este paso

- Ahora podremos ir a SharePoint y en "todo el contenido del sitio" encontraremos nuestra biblioteca de documentos.


- Ingresemos


- Presionamos el boton "Nuevo" para probar nuestro formulario.


- Se Abrirá una ventana en nuestro equipo con la visualización del formulario, para esto tenemos que tener instalado InfoPath. y como vemos nuestra publicación ha sido exitosa.

...Pero ¿esto no es lo que queríamos?, si lo que deseamos realmente es visualizar nuestro formulario directamente en SharePoint, sin la necesidad de tener InfoPath instalado continuamos...

Debemos ir a la configuración de "biblioteca de formularios" que se encuentra en la opcion "Configuración" de nuestra biblioteca de documentos.


- Luego en la configuración nos vamos a "Configuración avanzada"



- Y seleccionamos la opción "Mostrar como página WEB"

- La opción la debemos configurar como la vemos acá.


- Presionamos aceptar y ahora si presionamos el botón "Nuevo".


- Aparecerá una ventana indicando que el formulario se está cargando.

- Luego de unos segundos nos aparecerá el formulario comos si fuese una página WEB.


Cuando creamos formularios para ser visualizados como páginas web, la primera vez que se ejecutan en el día, se cargarán un poco lento, luego que ejecutemos la primera vez, los formularios siguientes cargarán más rápido.


Bueno ya publicamos un Formulario InfoPath en SharePoint, y aunque no hemos configurado mucho, ya sabemos como hacerlo...

Espero poder seguir creando nuevas publicaciones que ayuden a comprender la gran variedad de opciones que tiene InfoPath y como potenciarlas con SharePoint.

Saludos
Francisco Rojas C.

14 comentarios:

Alex Rivera dijo...

Exelente ayuda !!!!!!!!!!!

Anónimo dijo...

Muchas gracias, estoy integrandome a esta nueva tecnologia y la ayuda de personas como tu es muy valiosa para absorver la curva de aprendisaje. Te felicito por tu Blog.

Jonathan dijo...

tengo un problema, tengo configurada la opcion "Mostrar como pagina Web", pero no muestra la pagina sino que que abre infopath cliente, sabes a que se debe esto?

Gracias por tu ayuda...

Francisco Rojas Castro dijo...

pueden ser varios problemas, el primero y más común es que tu formulario no es compatible con el explorador, te recomiendo que crees un formulario nuevo y verifiques la casilla "Habilitar solamente características compatibles con el explorador" y luego subes el formulario en blanco a SharePoint, con eso ya descartas que el problema sea de tu formulario.

Si lo anterior no te funciona, puede que no tengas configurado correctamente InfoPath Form Service por lo que debes ir a la administración central de SharePoint y verificar que tienes correctamente habilitada la publicación de formularios InfoPath.

Otra alternativa podría ser el que no este habilitada la característica en tu sitio, es decir, en tu sitio en SharePoint vas a acciones del sitio->configuración del sitio y luego entras en el link "Características del sitio", ahí debes tener activada la característica "Características de sitio de Office SharePoint Server Enterprise"

Saludos espero soluciones tu problema...

Jonathan dijo...

Revisando todas las configuraciones que mencionaste, no paso nada, creo que debe ser algo con la instalación de sharepoint, porque en otro sitio los formularios funcionan sin ningún problema, ahora, ¿que problema es el que esta causando esto?, es lo que tengo que encontrar.

Saludos.

julius dijo...

Tengo una duda.

En mi empresa adquirieron Project Server 2007. Es psoible de alguna manera activarle MS Infopath Services con este tipo de licencia?

Hemos usado Sharepoint para crear la intranet, creación de listas personalizadas y tipos de contenido valiosos. Pero nos falta tener los formularios de Infopath en Web por tema de licenciamiento y usabilidad.

Es posible activarlo Francisco?

Gracias.

Julio de Colombia.

Anónimo dijo...

TEngo un problema qe cuando hago el submit o enviar del dormulario no me lo muestra en la biblioteca de documentos, no se porque, estar esta, porque en la cantidad veo qe se incremente cada vez que guardo un formulario. Gracias.

Lester dijo...
Este comentario ha sido eliminado por el autor.
Anónimo dijo...

Hola!!! Oye necesito por favor urgentemente ayuda !!!
Fijate que genere un formulario en infopath en una pc pero en la pc donte tengo el acceso a Sharepoint no tengo infopath como puedo hacerle para que ese formulario que hice lo pueda uitlizar en infopath 2007.
Gracias espero tu ayuda

Anónimo dijo...

Han sido unos pasos muy didácticos y a los que te debo mi aprendizaje sencillo. Enhorabuena.

Anónimo dijo...

Muchas gracias muy didactico tu ejemplo. Necesito hacer un flujo de trabajo en sharepoint que cada vez que agregue un elemento a una lista de origen a un formulario. Obviamente ya guardada la plantilla en una biblioteca de formularios. Es eso posible??? la otra consulta es si se pueden vincular campos de una lista sharepoint al fromulario para que los campos del formulario ya estén llenos con información que hay en la lista. Gracias

Anónimo dijo...

Tengo un problema, cuando voy a colocar la url de mi sitio me sale un mensaje de error que dice:
La siguiente direccion URL no es valida.

Anónimo dijo...

Cuando quiero publicar me aparece el siguiente error: "Infopath no pudo publicar porque el tipo de contenido predeterminado de la biblioteca de documentos no se basa en el tipo de contenido Formulario."

Alguien sabe porque puede pasar esto ?

Ya lo publiqué hice cambios y ahora no puedo volver a publicar.

toti dijo...

hola tengo el siguiente problema, tengo publicado un formulario en otras maquinas que estan en red, el problema surge cuando quiero abrir el formunalrio en otra maquina me dice qe esta buscando la ruta de acceso el ip ....... y no lo encuentra
como debo hacer para que esto no me suceda