Guardar formulario InfoPath en una Biblioteca de documentos SharePoint

En este ejemplo lo que intento mostrar es como guardar un formulario InfoPath en una biblioteca de documentos de SharePoint automáticamente.

1.- Creamos un nuevo formulario de InfoPath (en blanco)

2.- Debemos crear la siguiente estructura de campos (los campos son solo de ejemplo, pueden crear cualquier cosa).



3.- Si utilizaron la misma estructura del punto 2, diseñen algo similar a esto, la idea es tener campos de ejemplo.


4.- Luego ingresen en [Herramientas][Opciones de formulario] y en la Categoría [Compatibilidad] recuerden poner un check a la opción “Diseñe una plantilla de formulario que se pueda abrir en un explorador o en InfoPath”.



Nota: Si ustedes no seleccionan la opción “Diseñe una plantilla de formulario que se pueda abrir en un explorador o en InfoPath”, no podrán publicar el formulario InfoPath en SharePoint, ya que les aparecerá un mensaje similar a este cuando intenten publicar:


5.- Ahora pueden publicar el formulario en SharePoint, si no sabes como publicar un formulario en SharePoint, entonces primero lee esto.

Luego de publicar el formulario, debieran tener una biblioteca de documentos enlazada al formulario InfoPath, algo así:


Nota: Recuerda que la biblioteca de documentos debe tener configurada la opción “Mostrar como página WEB”, si no sabes a que me refiero, es porque no leíste mi publicación "cómo publicar un documento InfoPath en SharePoint", sin embargo, te aré un pequeño recordatorio...

En la biblioteca de documentos de SharePoint, te vas a [Configuración] luego a [Configuración de biblioteca de formularios], ingresas en [configuración avanzada] y debes modificar la opción “Documentos habilitados por el explorador” quedándote algo así:


Esta opción nos permitirá ver nuestro formulario directamente en el explorador.

6.- Ahora en nuestra biblioteca de documentos (en SharePoint), presionamos el botón [Nuevo] .

Si realizaste los pasos correctamente te aparecerá algo así:


7.- Ahora viene lo interesante, Como puedes ver en la imagen anterior, tenemos dos barras de botones, una en la parte superior y otra en la inferior:


Para poder guardar nuestro formulario en la biblioteca de documentos, podríamos hacerlo presionando el botón [Guardar] o [Guardar como…] y cada usuario tendría que asignarle un nombre al formulario... sería un nombre abierto, sin estandarización ni nomenclatura, que obviamente no es lo que deseamos.

En InfoPath existen 7 botones en la barra de herramientas, 3 más de los que por defecto tenemos.

En la imagen anterior tenemos los botones

- Guardar
- Guardar Como...
- Cerrar
- Vista Imprimir

Además existen los botones

- Vistas
- Enviar
- Actualizar

Los botones que no vemos por defecto, los podemos habilitar dependiendo de las necesidades de nuestro formulario, uno de ellos es el botón [Enviar], este botón nos dará la opción de automatizar el guardado del formulario, permitiendo crear una nomenclatura en el nombre, estandarizándolo a nuestro gusto.

Configuremos el botón [Enviar]…

8.- Para configurar el botón enviar de InfoPath, ingresamos al menú [Herramientas] [Opciones de formulario] e ingresar en la categoría [Examinar]:

Si tú no ves la categoría [Examinar] es porque te saltaste el punto 4

- Como podemos ver la opción [Enviar] se encuentra des – habilitada, esto debido a que aún no hemos configurado una conexión de datos que nos permita enviar nuestro formulario…

9.-Para crear una conexión de datos que nos permita enviar el formulario, debemos ir al menú [Herramientas][Conexiones de datos…].

10.- Luego presionamos el botón [Agregar]


11.- Se abrirá un asistente para la conexión de datos, debemos seleccionar [Crear una nueva conexión para:] y elegir [Enviar datos].


Presionamos [Siguiente]

12.- Luego seleccionamos un destino para enviar los datos, seleccionamos [A una biblioteca de documentos o en un sitio de SharePoint].


Presionamos [Siguiente]

13.- Ahora debemos seleccionar en que biblioteca de formularios deseamos que se guarden los formularios de InfoPath, Obviamente lo más recomendable es enlazarla con la misma biblioteca en la que publicamos nuestro formulario, pero esto dependerá de las necesidades que tengan, ya que se puede crear un envío a otra biblioteca de documentos.


En este ejemplo guardaremos los formularios en la misma biblioteca de documentos en la que publicamos.

En nuestro sitio SharePoint entonces, debemos copiar la URL de la biblioteca en la que publicamos nuestro formulario:


Y la pegamos en la configuración:

Luego debemos ingresar una función, que nos permita automatizar el nombre con el que se guarda el formulario, para esto, presionamos el botón Fx:


Y creamos la función Concatenar(“Formulario - ”, ahora())


...Presionamos [Aceptar]

Nota: Esta función podría ser cualquiera que se te ocurra, pudiendo definir el nombre del formulario a partir de otros campos.

La configuración, junto con la función que he creado anteriormente, quedaría más menos así:


…Presionamos [Siguiente]

14.- Luego seleccionamos un nombre para la conexión que hemos creado, yo le he puesto “Enviar a Biblioteca”

Y presionamos [Finalizar]

Ya tenemos creada la conexión.

...Presionamos [Cerrar]

15.- Ahora nos vamos al menú [Herramientas][Opciones de Envío]


16.- Seleccionamos las siguientes opciones:

___a.Permitir a los usuarios enviar este formulario
___b.Enviar datos del formulario a un único destino
_____i. Seleccionamos Biblioteca de documentos de SharePoint
_____ii. Seleccionamos la conexión de datos para el envío, en nuestro caso será “Enviar a Biblioteca”

....Nos quedará así:


17.- Presionamos el botón [Avanzadas >>] y en la opción "Después de Enviar", seleccionamos “Cerrar el formulario”, esto nos permitirá cerrar automáticamente el formulario, una vez que presionemos el botón [Enviar]. (Es muy útil, recomiendo su utilización).



18.- Hasta aquí ya tendremos configurado nuestro botón [Enviar], así que ya no debiera estar des-habilitado como lo estaba en el punto 8, para verificar, nos vamos a [Herramientas][Opciones de formulario] y en la categoría [Examinar] debemos tener esto:


19.- Ahora debemos volver a publicar el formulario para actualizar nuestro formulario en la biblioteca de documentos de SharePoint y así ver el botón funcionando en modo WEB, (NO les diré como publicar un formulario, Uds. ya lo saben, pero si lo olvidaron, Clic aquí)

Si presionamos en nuestra biblioteca de formularios el botón [Nuevo].

Deberíamos ver algo así:




20.- Ahora podremos disfrutar de nuestro botón [Enviar], si lo presionamos, nos debería aparecer el siguiente mensaje:


Se cerrará el formulario y veremos que nuestro documento ha sido guardado en perfecto estado y con el nombre que nosotros le asignamos.



Espero que este ejemplo sea de la utilidad de muchos

Obviamente realizando este ejemplo tendrás dudas, quizás nuevas ideas o por el contrario algo puede no funcionar bien, pero, ante cualquiera de estas opciones, puedes realizar un comentario con tu inquietud y espero poder responderte a la brevedad.
Saludos.

Francisco Rojas C.