Tiempo atrás me vi en la problematica de exportar un sitio SharePoint desde un servidor llamado X a uno llamado Y.
Esta operación no tuvo mayores inconvenientes, ya que, desde SharePoint realicé un Backup y Restore.
El problema se origina cuando queremos visualizar nuestros formularios en el nuevo servidor. Por algún error de la migración los formularios seguían manteniendo las conexiones al servidor antiguo.
Para solucionar este inconveniente, Microsoft ha entregado una herramienta muy útil para migración de formularios InfoPath
aquí les dejo el vinculo http://www.microsoft.com/Downloads/details.aspx?familyid=B8683A1C-CF4B-4D81-9234-38542F8D5039&displaylang=es
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martes, 14 de julio de 2009
jueves, 13 de noviembre de 2008
Publicar plantilla de formulario aprobada por el administrador
En esta oportunidad lo que mostraré, será como publicar una plantilla de InfoPath desde cero en SharePoint, pero con la opción "Plantilla de formulario aprobada por el administrador". Espero les sirva a muchos que quieren publicar plantillas en SharePoint y han incluido algo de código personalizado en C# o VB.
1.- Partiremos creando un formulario en blanco
2.- Luego agregaré algunos campos, un botón y un titulo, la verdad, pongan lo que deseen, en este punto lo importante es que creen una plantilla de formulario InfoPath.
3.- Ahora debemos publicar la plantilla, yo no he agregado código ni conexiones a la plantilla, ya que me evocaré únicamente a la publicación... Pero tengan presente, que cuando creen código en su plantilla, deberán utilizar este método de publicación.
Vamos a [Archivo][Publicar...]
4.- Seleccionamos "En un servidor de SharePoint con o sin InfoPath Forms Services"
5.- Ahora debemos ingresar la URL del sitio en donde deseamos publicar la plantilla de formulario, debido a que nuestra plantilla será administrada centralmente, este paso es irrelevante, pueden ingresar cualquier URL de SharePoint en donde ustedes tengan permiso. Lo importante es ingresar una URL para habilitar el botón [Siguiente].
Cuando ingresen una URL presionan Siguiente.
6.- Ahora lo que nos interesa, seleccionamos "Plantilla de formulario aprobada por el administrador (avanzado)". Esta opción nos obliga a ser administradores, o enviar la plantilla para ser publicada por un administrador. Ya veremos más adelante a que me refiero.
...Presionamos [Siguiente]
7.- Ahora nos pide que especifiquemos una ubicación y un nombre de archivo para la plantilla de formulario, esto significa que en esta opción seleccionaremos una dirección dentro de nuestra red o donde sea, que pueda ser accesada por el administrador, si ustedes son los administradores de SharePoint da igual.
8.- Si ponemos "Examinar" nos aparece la misma ventana que "Guardar Como...", lo que aremos exactamente lo mismo, yo dejare la plantilla en mi escritorio en una carpeta llamada "Formulario", lo importante es el nombre de la plantilla, yo la denominare FormularioCodigo.
...Presionamos [Guardar] y luego Presionamos [Siguiente]
9.- Esta pantalla ustedes ya la deben conocer, basicamente es para transformar nuestros campos de InfoPath en columnas de SharePoint, tengo otras publicaciones donde lo explico un poco más. Por ahora solo presionamos [Siguiente].
10.- Ahora tenemos un paso de comprobación, no hacemos nada sólo presionamos "Publicar".
11.- Nos aparecerá un mensaje indicando que nuestra plantilla se publico correctamente. Presionamos [Cerrar].
12.- Hasta aquí todo bien!!!, ya tenemos la plantilla, ahora debemos ir a la administración central de SharePoint e ingresamos en el menu "Administración de aplicaciones". Luego como vemos en la imagen, en la sección "InfoPath Form Service", seleccionamos "Cargar plantilla de formulario".
13.- En esta pantalla ustedes deben seleccionar la plantilla que hemos creado, por esta razón ustedes debian guardar la plantilla en una ubicación en donde el administrador tuviera acceso. Presionamos [Examinar...]
14.- Luego nos vamos a la carpeta donde guardamos la plantilla y la seleccionamos. Presionamos el botón [Abrir], Luego presionamos el botón [Cargar].
15.- Una vez presionado el botón cargar, esperamos unos segundos y nos aparecerá un mensaje indicandonos que la plantilla se ha cargado correctamente, Presionamos [Aceptar].
16.- Luego nos aparecerá un listado con todas las plantillas que hemos cargado, en nuestro caso la plantilla FormularioCodigo.xsn, como ven en la imagen, la plantilla aún se esta instalando, debemos esperar un momento hasta que la plantilla esta en estado "listo".
17.- Esperamos unos segundos y presionamos [F5] para actualizar la pagina, como vemos, ya esta en estado [Listo].
18.- Ahora que tenemos nuestra plantilla lista, nos vamos a las opciones y presionamos "Activar para una colección de sitios", como se ve en la imagen. Esta opción nos permitirá habilitar la plantilla en una colección de sitios, de esta forma, podremos utilizarla en una biblioteca de documentos.
19.- En la pantalla "Activar la plantilla de formulario" la única configuración que debemos hacer es seleccionar la colección de sitios donde deseamos que ocupen nuestra plantilla, puede ser un sitio dos o los que deseemos. pero sólo de uno por vez.
En mi caso la publicare en la dirección "http://misitiosharepoint:903/sitios/prueba"
Presionamos aceptar...
20.- Ahora ya tenemos casi todo configurado, vamos bien, nos salimos de la administración central de SharePoint y vamos al sitio en donde activamos la plantilla... en mi caso "http://misitiosharepoint:903/sitios/prueba"
21.- Ingresamos en "Acciones del sitio" y luego en "Configuración del sitio"
22.- En la configuración del sitio, ingresamos en la opción "Características de la colección de sitios", ubicada en la sección "Administración de la colección de sitios".
23.- Entre las características del sitio, debemos buscar la plantilla que hemos activado, debería aparecer así:
Si la característica, no estuviese activada, deberán presionar el botón [Activar], en mi caso ya se encontraba activada.
...vamos bien!!, ya tenemos la plantilla activada para nuestro sitio
24.- Ahora nos vamos a "Ver todo el contenido del sitio" esta opción la encontrarás en el menú de la izquierda, similar a este:
25.- En "Todo el contenido del sitio", encontraremos nuestra plantilla en la biblioteca de documentos "Plantillas de formulario".
...Ingresamos en el menú "Plantillas de formulario"
26.- Como vemos nuestra plantilla se encuentra disponible.
Felicidades!!!!.. ya puede ocupar la plantilla...
pero...¿no sabes como?... entonces continuamos....
Lo que debemos hacer para poder utilizar la plantilla de formulario, es crear una biblioteca de documentos y enlazarla a la plantilla, ahora explicaré como...
27.- Nos vamos a Todo el contenido del sitio y presionamos Crear como se indica en la imagen:
28.- En Crear, seleccionamos Biblioteca de documentos.
29.- Seleccionamos un nombre para la biblioteca de documentos, en mi caso le he puesto "MiBiblioteca", las otras opciones las podemos dejar como se ven en la imagen, lo importante es que en la opción "plantilla de documentos" seleccionen "Ninguna", Presionamos Crear.
30.- Ahora ingresamos a la biblioteca que hemos creado, y nos vamos a "Configuración" y luego a "Configuración de Biblioteca de documentos"
31.- En la configuración general ingresamos en "Configuración avanzada"
32.- Y debemos configurar dos elementos que serán claves.
En la opción:
Tipos de contenido > ¿Desea permitir la administración de tipos de contenido?
Debemos seleccionar "Sí"
y en Documentos habilitados por el explorador
Seleccionamos "Mostrar como página web"... Esta opción dependerá si nuestro formulario fue creado para ser visualizado como página web, y si así lo deseamos.
Lo importante en esta configuración es permitir los tipos de contenido
...Luego de configurar presionamos Aceptar.
33.- Ahora volvemos a la configuración de nuestra biblioteca, (si no sabes donde estoy mira el punto 30).
Lo importante de esta pantalla es que si se fijan en la imagen, ahora tenemos una sección denominada "Tipos de contenido", es aquí donde debemos cargar nuestra plantilla, por lo tanto debemos seleccionar: "Agregar a partir de tipos de contenido de sitio".
34.- Luego debemos agregar el tipo de contenido a nuestra biblioteca, en el listado de la izquierda debemos buscar nuestra plantilla.
35.- Una vez que la encontremos la seleccionamos, presionamos agregar y luego Aceptar.
36.- Ahora, tendremos 2 tipos de contenido en nuestra biblioteca de documentos, como se ve en la imagen. presionemos la opción "Cambiar orden del nuevo botón y tipo de contenido predeterminado".
37.- Nos aparecerán los dos tipos de contenidos de la biblioteca de documentos, en la columna Posición desde arriba, seleccionemos nuestra plantilla como número 1. y presionamos Aceptar
...Esto nos permitirá que en la biblioteca de documentos al presionar "nuevo", se abra automáticamente nuestro formulario.
38.- Ahora nos vamos a la biblioteca y presionamos "Nuevo"
39.- Y al FIN!!! tenemos nuestra plantilla funcionando correctamente....
Eso ha sido todo... Espero les sirva... es un poco largo el proceso, pero.. al final abran aprendido mucho, Saludos.
Francisco Rojas C.
1.- Partiremos creando un formulario en blanco
2.- Luego agregaré algunos campos, un botón y un titulo, la verdad, pongan lo que deseen, en este punto lo importante es que creen una plantilla de formulario InfoPath.
3.- Ahora debemos publicar la plantilla, yo no he agregado código ni conexiones a la plantilla, ya que me evocaré únicamente a la publicación... Pero tengan presente, que cuando creen código en su plantilla, deberán utilizar este método de publicación.
Vamos a [Archivo][Publicar...]
4.- Seleccionamos "En un servidor de SharePoint con o sin InfoPath Forms Services"
5.- Ahora debemos ingresar la URL del sitio en donde deseamos publicar la plantilla de formulario, debido a que nuestra plantilla será administrada centralmente, este paso es irrelevante, pueden ingresar cualquier URL de SharePoint en donde ustedes tengan permiso. Lo importante es ingresar una URL para habilitar el botón [Siguiente].
Cuando ingresen una URL presionan Siguiente.
6.- Ahora lo que nos interesa, seleccionamos "Plantilla de formulario aprobada por el administrador (avanzado)". Esta opción nos obliga a ser administradores, o enviar la plantilla para ser publicada por un administrador. Ya veremos más adelante a que me refiero.
...Presionamos [Siguiente]
7.- Ahora nos pide que especifiquemos una ubicación y un nombre de archivo para la plantilla de formulario, esto significa que en esta opción seleccionaremos una dirección dentro de nuestra red o donde sea, que pueda ser accesada por el administrador, si ustedes son los administradores de SharePoint da igual.
8.- Si ponemos "Examinar" nos aparece la misma ventana que "Guardar Como...", lo que aremos exactamente lo mismo, yo dejare la plantilla en mi escritorio en una carpeta llamada "Formulario", lo importante es el nombre de la plantilla, yo la denominare FormularioCodigo.
...Presionamos [Guardar] y luego Presionamos [Siguiente]9.- Esta pantalla ustedes ya la deben conocer, basicamente es para transformar nuestros campos de InfoPath en columnas de SharePoint, tengo otras publicaciones donde lo explico un poco más. Por ahora solo presionamos [Siguiente].
10.- Ahora tenemos un paso de comprobación, no hacemos nada sólo presionamos "Publicar".
11.- Nos aparecerá un mensaje indicando que nuestra plantilla se publico correctamente. Presionamos [Cerrar].
12.- Hasta aquí todo bien!!!, ya tenemos la plantilla, ahora debemos ir a la administración central de SharePoint e ingresamos en el menu "Administración de aplicaciones". Luego como vemos en la imagen, en la sección "InfoPath Form Service", seleccionamos "Cargar plantilla de formulario".
13.- En esta pantalla ustedes deben seleccionar la plantilla que hemos creado, por esta razón ustedes debian guardar la plantilla en una ubicación en donde el administrador tuviera acceso. Presionamos [Examinar...]
14.- Luego nos vamos a la carpeta donde guardamos la plantilla y la seleccionamos. Presionamos el botón [Abrir], Luego presionamos el botón [Cargar].
15.- Una vez presionado el botón cargar, esperamos unos segundos y nos aparecerá un mensaje indicandonos que la plantilla se ha cargado correctamente, Presionamos [Aceptar].
16.- Luego nos aparecerá un listado con todas las plantillas que hemos cargado, en nuestro caso la plantilla FormularioCodigo.xsn, como ven en la imagen, la plantilla aún se esta instalando, debemos esperar un momento hasta que la plantilla esta en estado "listo".
17.- Esperamos unos segundos y presionamos [F5] para actualizar la pagina, como vemos, ya esta en estado [Listo].
18.- Ahora que tenemos nuestra plantilla lista, nos vamos a las opciones y presionamos "Activar para una colección de sitios", como se ve en la imagen. Esta opción nos permitirá habilitar la plantilla en una colección de sitios, de esta forma, podremos utilizarla en una biblioteca de documentos.
19.- En la pantalla "Activar la plantilla de formulario" la única configuración que debemos hacer es seleccionar la colección de sitios donde deseamos que ocupen nuestra plantilla, puede ser un sitio dos o los que deseemos. pero sólo de uno por vez.
En mi caso la publicare en la dirección "http://misitiosharepoint:903/sitios/prueba"
Presionamos aceptar...
20.- Ahora ya tenemos casi todo configurado, vamos bien, nos salimos de la administración central de SharePoint y vamos al sitio en donde activamos la plantilla... en mi caso "http://misitiosharepoint:903/sitios/prueba"
21.- Ingresamos en "Acciones del sitio" y luego en "Configuración del sitio"
22.- En la configuración del sitio, ingresamos en la opción "Características de la colección de sitios", ubicada en la sección "Administración de la colección de sitios".
23.- Entre las características del sitio, debemos buscar la plantilla que hemos activado, debería aparecer así:
Si la característica, no estuviese activada, deberán presionar el botón [Activar], en mi caso ya se encontraba activada.
...vamos bien!!, ya tenemos la plantilla activada para nuestro sitio
24.- Ahora nos vamos a "Ver todo el contenido del sitio" esta opción la encontrarás en el menú de la izquierda, similar a este:
25.- En "Todo el contenido del sitio", encontraremos nuestra plantilla en la biblioteca de documentos "Plantillas de formulario".
...Ingresamos en el menú "Plantillas de formulario"
26.- Como vemos nuestra plantilla se encuentra disponible.
Felicidades!!!!.. ya puede ocupar la plantilla...
pero...¿no sabes como?... entonces continuamos....
Lo que debemos hacer para poder utilizar la plantilla de formulario, es crear una biblioteca de documentos y enlazarla a la plantilla, ahora explicaré como...
27.- Nos vamos a Todo el contenido del sitio y presionamos Crear como se indica en la imagen:
28.- En Crear, seleccionamos Biblioteca de documentos.
29.- Seleccionamos un nombre para la biblioteca de documentos, en mi caso le he puesto "MiBiblioteca", las otras opciones las podemos dejar como se ven en la imagen, lo importante es que en la opción "plantilla de documentos" seleccionen "Ninguna", Presionamos Crear.
30.- Ahora ingresamos a la biblioteca que hemos creado, y nos vamos a "Configuración" y luego a "Configuración de Biblioteca de documentos"
31.- En la configuración general ingresamos en "Configuración avanzada"
32.- Y debemos configurar dos elementos que serán claves.En la opción:
Tipos de contenido > ¿Desea permitir la administración de tipos de contenido?
Debemos seleccionar "Sí"
y en Documentos habilitados por el explorador
Seleccionamos "Mostrar como página web"... Esta opción dependerá si nuestro formulario fue creado para ser visualizado como página web, y si así lo deseamos.
Lo importante en esta configuración es permitir los tipos de contenido
...Luego de configurar presionamos Aceptar.
33.- Ahora volvemos a la configuración de nuestra biblioteca, (si no sabes donde estoy mira el punto 30).Lo importante de esta pantalla es que si se fijan en la imagen, ahora tenemos una sección denominada "Tipos de contenido", es aquí donde debemos cargar nuestra plantilla, por lo tanto debemos seleccionar: "Agregar a partir de tipos de contenido de sitio".
34.- Luego debemos agregar el tipo de contenido a nuestra biblioteca, en el listado de la izquierda debemos buscar nuestra plantilla.
35.- Una vez que la encontremos la seleccionamos, presionamos agregar y luego Aceptar.
36.- Ahora, tendremos 2 tipos de contenido en nuestra biblioteca de documentos, como se ve en la imagen. presionemos la opción "Cambiar orden del nuevo botón y tipo de contenido predeterminado".
37.- Nos aparecerán los dos tipos de contenidos de la biblioteca de documentos, en la columna Posición desde arriba, seleccionemos nuestra plantilla como número 1. y presionamos Aceptar
...Esto nos permitirá que en la biblioteca de documentos al presionar "nuevo", se abra automáticamente nuestro formulario.
38.- Ahora nos vamos a la biblioteca y presionamos "Nuevo"
39.- Y al FIN!!! tenemos nuestra plantilla funcionando correctamente....
Eso ha sido todo... Espero les sirva... es un poco largo el proceso, pero.. al final abran aprendido mucho, Saludos.
Francisco Rojas C.
martes, 11 de noviembre de 2008
Guardar formulario InfoPath en una Biblioteca de documentos SharePoint
En este ejemplo lo que intento mostrar es como guardar un formulario InfoPath en una biblioteca de documentos de SharePoint automáticamente.
1.- Creamos un nuevo formulario de InfoPath (en blanco)
2.- Debemos crear la siguiente estructura de campos (los campos son solo de ejemplo, pueden crear cualquier cosa).
3.- Si utilizaron la misma estructura del punto 2, diseñen algo similar a esto, la idea es tener campos de ejemplo.
4.- Luego ingresen en [Herramientas][Opciones de formulario] y en la Categoría [Compatibilidad] recuerden poner un check a la opción “Diseñe una plantilla de formulario que se pueda abrir en un explorador o en InfoPath”.
Nota: Si ustedes no seleccionan la opción “Diseñe una plantilla de formulario que se pueda abrir en un explorador o en InfoPath”, no podrán publicar el formulario InfoPath en SharePoint, ya que les aparecerá un mensaje similar a este cuando intenten publicar:
Luego de publicar el formulario, debieran tener una biblioteca de documentos enlazada al formulario InfoPath, algo así:
En la biblioteca de documentos de SharePoint, te vas a [Configuración] luego a [Configuración de biblioteca de formularios], ingresas en [configuración avanzada] y debes modificar la opción “Documentos habilitados por el explorador” quedándote algo así:
Esta opción nos permitirá ver nuestro formulario directamente en el explorador.
6.- Ahora en nuestra biblioteca de documentos (en SharePoint), presionamos el botón [Nuevo] .
Si realizaste los pasos correctamente te aparecerá algo así:
7.- Ahora viene lo interesante, Como puedes ver en la imagen anterior, tenemos dos barras de botones, una en la parte superior y otra en la inferior:
En InfoPath existen 7 botones en la barra de herramientas, 3 más de los que por defecto tenemos.
En la imagen anterior tenemos los botones
- Guardar
- Guardar Como...
- Cerrar
- Vista Imprimir
Además existen los botones
- Vistas
- Enviar
- Actualizar
Configuremos el botón [Enviar]…
8.- Para configurar el botón enviar de InfoPath, ingresamos al menú [Herramientas] [Opciones de formulario] e ingresar en la categoría [Examinar]:
Si tú no ves la categoría [Examinar] es porque te saltaste el punto 4
- Como podemos ver la opción [Enviar] se encuentra des – habilitada, esto debido a que aún no hemos configurado una conexión de datos que nos permita enviar nuestro formulario…
12.- Luego seleccionamos un destino para enviar los datos, seleccionamos [A una biblioteca de documentos o en un sitio de SharePoint].
13.- Ahora debemos seleccionar en que biblioteca de formularios deseamos que se guarden los formularios de InfoPath, Obviamente lo más recomendable es enlazarla con la misma biblioteca en la que publicamos nuestro formulario, pero esto dependerá de las necesidades que tengan, ya que se puede crear un envío a otra biblioteca de documentos.
En este ejemplo guardaremos los formularios en la misma biblioteca de documentos en la que publicamos. En nuestro sitio SharePoint entonces, debemos copiar la URL de la biblioteca en la que publicamos nuestro formulario:
Y la pegamos en la configuración:
...Presionamos [Aceptar]
Nota:
…Presionamos [Siguiente]
14.- Luego seleccionamos un nombre para la conexión que hemos creado, yo le he puesto “Enviar a Biblioteca”
Ya tenemos creada la conexión.
15.- Ahora nos vamos al menú [Herramientas][Opciones de Envío]
___a.Permitir a los usuarios enviar este formulario
___b.Enviar datos del formulario a un único destino
_____i. Seleccionamos Biblioteca de documentos de SharePoint
_____ii. Seleccionamos la conexión de datos para el envío, en nuestro caso será “Enviar a Biblioteca”
....Nos quedará así:
18.- Hasta aquí ya tendremos configurado nuestro botón [Enviar], así que ya no debiera estar des-habilitado como lo estaba en el punto 8, para verificar, nos vamos a [Herramientas][Opciones de formulario] y en la categoría [Examinar] debemos tener esto:
Si presionamos en nuestra biblioteca de formularios el botón [Nuevo].
Deberíamos ver algo así:
20.- Ahora podremos disfrutar de nuestro botón [Enviar], si lo presionamos, nos debería aparecer el siguiente mensaje:
Obviamente realizando este ejemplo tendrás dudas, quizás nuevas ideas o por el contrario algo puede no funcionar bien, pero, ante cualquiera de estas opciones, puedes realizar un comentario con tu inquietud y espero poder responderte a la brevedad.
Saludos.
Francisco Rojas C.
Etiquetas:
Biblioteca de Documentos,
Guardar formulario,
InfoPath,
SharePoint
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